Zapytanie ofertowe Nr 1/2017

Zapytanie ofertowe Nr 1/2017

w sprawie zamówienia na „Realizację pakietu pro-rozwojowych usług doradczych w celu zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa Finnowacja Sp. z o. o.” dla Finnowacja Sp. 2 0, o.

  1. Nazwa i adres Zamawiającego

Finnowacja Sp. z o. o. ul. Puławska 257 lok. 4 02-769 Warszawa

  1. Tryb udzielania zamówienia

Zamówienie udzielane jest w trybie postępowania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 20142020.

  1. Opis przedmiotu zamówienia

Kod wg. Wspólnego Słownika Zamówień:

79410000-1 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania

Opis przedmiotu zamówienia:

Głównym celem projektu jest realizacja pakietu pro-rozwojowych usług doradczych w celu zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa Finnowacja Sp. z o. o.

Szczegółowy spis zadań zaplanowanych do realizacji w projekcie przedstawiony został w ramach listy zadań umieszczonych poniżej. Terminy przewidziane na realizację poszczególnych zadań zostały podane w części 3 niniejszego zapytania ofertowego.

  1. Zadania w ramach usług doradczych:
    • Analiza efektywności działania przedsiębiorstwa:
      • ramach usługi wykonawca będzie musiał przeprowadzić wywiady z kadrą zarządzającą, wywiady z pracownikami, przygotowanie raportu podsumowującego. Usługa powinna zawierać przedstawienie minimum takich rezultatów dla przedsiębiorstwa Zamawiającego, jak:
  1. Inwentaryzacja stanu obecnego procesów obecnych w przedsiębiorstwie i związanych z nimi zasobów, które są w nie zaangażowane;
  2. Bezstronne, obiektywne określenie obszarów wymagających poprawy lub rozwoju — w kontekście zidentyfikowanych procesów, analiza zawierająca konkretne rekomendacje obszarów działań koniecznych do modyfikacji;
  3. Wskazane kierunki doskonalenia, które przyniosą największe korzyści;
  4. Propozycje dalszych kroków optymalizacji i doskonalenia;
  • Warsztaty strategiczne Hoshin Kanri:

Przygotowanie do warsztatów powinno zostać przeprowadzone w oparciu o dane zebrane w trakcie realizacji pierwszej usługi (usługa opisana w pkt. 1,1). Wykonawca przygotuje i przeprowadzi cykl warsztatów strategicznych Hoshin Kanri oraz przeprowadzi obszerne podsumowanie warsztatów Hoshin Kanri z Zamawiającym Opis oczekiwanych efektów:

a, Spojrzenie na firmę z szerokiej perspektywy, z pozycji zewnętrznego obserwatora, uwzględnienie wielu perspektyw od finansów po rozwój talentów;

  1. Jasne kryteria ustalania celów, priorytetyzacji projektów i podejmowania decyzji;
  2. Spójne i konstruktywne połączenie tego, co robi Zespół z tym, co chce osiągnąć Zarząd;
  3. Energia zaangażowanie Załogi skierowane na działania kluczowe dla firmy; e, Czytelne mierniki sukcesu, system wczesnego ostrzegania, kontrola kluczowych projektów w jednym miejscu;

Dane organizacyjne dotyczące przygotowania warsztatów:

Warsztaty wielodniowe (cykl 9 spotkań jednodniowych)

Przewidziana liczba uczestników warsztatów; 8 osób

Zamawiający zapewnia sale do przeprowadzenia warsztatów

Lokalizacja warsztatów: Warszawa

Materiały szkoleniowe nie są wymagane

  • Warsztaty Value Stream Design w obszarze obsługi Klienta

Przygotowanie do warsztatów powinno zostać przeprowadzone w oparciu o dane zebrane w trakcie realizacji pierwszej usługi (usługa opisana w pkt. 1.1). Przeprowadzenie trzech warsztatów:

  1. warsztatów VSD – stanu obecnego głównego procesu,
  2. przeprowadzenie warsztatów VSD – stanu przyszłego wraz z wypracowaniem i przedstawieniem planu doskonalenia,
  3. podsumowanie warsztatów VSD z Zamawiającym.

Opis oczekiwanych efektów, osiągniętych w rezultacie przeprowadzenia warsztatów:

  1. Procesy postrzegane przez pryzmat strumieni wartości, co zapewnia dostarczenie najlepszego możliwego rozwiązania z punktu widzenia biznesu;
  2. Procesy są krótsze, zapewniają wyższą jakość, często wykorzystują mniej zasobów;
  3. Projektowane zmiany uwzględniają wszystkie części procesu oraz wszystkie istotne parametry (jakość, czas, produktywność, bezpieczeństwo);
  4. Zmiany są łatwiej przyjmowane i trwalsze dzięki zaangażowaniu pracowników;
  5. Kierunek zmian uwzględnia planowane potrzeby firmy i oczekiwania klientów;

Dane organizacyjne dotyczące przygotowania warsztatów:

Warsztaty wielodniowe (cykl 10 spotkań jednodniowych) 9 Przewidziana liczba uczestników warsztatów: 8 osób o Zamawiający zapewnia sale do przeprowadzenia warsztatów e Lokalizacja warsztatów: Warszawa

Materiały szkoleniowe nie są wymagane

  • Przygotowanie standardów pracy
    • ramach realizacji niniejszej usługi, Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia wywiadów z kadrą zarządzającą oraz pracownikami Zamawiającego. W ramach zamówienia będzie konieczne przygotowanie szablonu instrukcji, weryfikacja zaproponowanych szablonów oraz omówienie dalszych l<roków z kadrą zarządzającą dotyczące wdrażania opracowanych standardów.

Opis oczekiwanych efektów:

  1. Jasne i czytelne zasady pracy;
  2. Poprawa komfortu pracy, każdy pracownik posiada wiedze o zakresie swoich obowiązków, w przypadku pojawiających się problemów, wie do kogo ma się z nimi zwrócić;
  3. Mniejsza ilość błędów poprzez jasno opisane zadania na danym stanowisku pracy; zmniejszenie występowania dublujących się zadań; d, Ułatwione skalowanie biznesu dzięki oszczędnościom w czasie wykonywania zadań, a co za tym idzie możliwość obsługi większej ilości klientów;
  • Przygotowanie standardów szkolenia nowych pracowników
    • ramach realizacji zamówienia, Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia wywiadów z kadrą zarządzającą i pracownikami Zamawiającego. W ramach realizacji usługi muszą zostać uwzględnione takie czynniki jak: przeprowadzenie warsztatów z nowych metod szkolenia pracowników, przygotowanie wzorca instrukcji szkoleniowej dla pracowników Zamawiającego, którzy będą w przyszłości szkolić nowe kadry, omówienie dalszych kroków z kadrą zarządzającą.

Opis oczekiwanych efektów:

  1. Skrócony czas wdrażania nowych pracowników;
  2. Lepiej przeszkoleni pracownicy;
  3. Pracownicy rozumiejący przeznaczenie swoich narzędzi pracy oraz celowość wdrażania ich w codziennej pracy;
  4. Minimalizacja dezinformacji wśród nowych pracowników;

Dane organizacyjne dotyczące przygotowania warsztatów:

Warsztaty wielodniowe (cykl 2 spotkań jednodniowych)

Przewidziana liczba uczestników warsztatów: 8 osób

Zamawiający zapewnia sale do przeprowadzenia warsztatów

Lokalizacja warsztatów: Warszawa

Materiały szkoleniowe nie są wymagane

  1. Termin realizacji zamówienia

Ogólny termin realizacji zamówienia: 1 września 2017 do 31 stycznia 2018

Terminy realizacji poszczególnych zadań (1.1-1.5):

Nr zadania Nazwa zadania wrzesień 2017 — styczeń

2018
1.1 Analiza efektywności działania przedsiębiorstwa Wrzesień
1.2 Warsztaty strategiczne Hoshin Kanri wrzesień-październik
1.3 Warsztaty Value Stream Design w obszarze obsługi Klienta październik-listopad
1.4 Przygotowanie standardów pracy grudzień – styczeń
1.5 Przygotowanie standardów        szkolenia               nowych pracowników grudzień-styczeń

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany każdego z powyżej podanych terminów w czasie realizacji projektu o +/- 2 miesiące.

5e Miejsce dostawy Finnowacja Sp. z o. o. ul. Puławska 257 lok. 4 02-769 Warszawa

  1. Zamówienie częściowe

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych

  1. Informacja o ofercie wariantowej

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

  1. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków
    • W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
      1. Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia
      2. Posiadają niezbędną wiedzę oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
    • Ocena spełnienia warunków udziału w niniejszym postępowaniu dokonana zostanie na zasadzie spełnienia/nie spełnienia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach założonych przez Wykonawców.
    • Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
  2. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia stosowanego Oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego w celu spełnienia warunków zawartych w pkt. 16 niniejszego zapytania.

  1. Osoby uprawnione do porozumienia się z Wykonawcami:

Filip Otmianowski

Teł. 601 37 25 81 e-mail: fîlip.otmianowski@finnowacja.pl

  1. Miejsce i termin złożenia oferty

Oferty uzupełnione o wymagane załączniki należy składać osobiście lub listownie w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27.04.2017 r.

  • na adres Zamawiającego (w ostatnim dniu składania dokumentów do godziny 16:00, obowiązuje data wpływu oferty do Zamawiającego):

Finnowacja Sp. z o. o.

  1. Puławska 257 lok. 4

02-769 Warszawa

  • lub pocztą elektroniczną na adres:

filip.otmianowski@finnowacja.pl

Oferty niekompfetne lub złożone po wyznaczonym terminie nie będą brały udziału w postępowaniu konkursowym, o czym Wykonawca zostanie powiadomiony drogą elektroniczną. Za termin złożenia oferty przyjmuje się termin dostarczenia do Zamawiającego.

  1. Termin związania ofertą

Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 120 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

  1. Termin i miejsce otwarcia ofert

Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert. Informacja o wyborze wykonawcy zostanie podana do wiadomości w terminie do 7 dni roboczych ad terminu zakończenia składania ofert.

  1. Kryteria ofert i opis sposobu ich obliczania

Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania — 100

Lp. Rodzaj Kryterium oceny oferty Punktacja Sposób oceny
1. Cena Od O do 60 Stosunek ceny najniższej oferty do ceny badanej oferty mnożony przez 60
2. Potencjał do realizacjî zadań Od O do 40 Kryterium stanowić będzie ocenę jakościową stopnia dopasowania potencjału merytorycznego i doświadczenia. Ocena bardzo dobra: 40 punktów; ocena dobra: 30 punktów; ocena dostateczna: 20 punktów; ocena satysfakcjonująca: 10 punkty; brak informacji lub ocena niedostateczna: O punktów.

W przypadku, gdy Wykonawca w swojej ofercie nie ustosunkuje się do któregoś ze wskazanych kryteriów oceny, oferta taka podlega ocenie, ale z kryterium tego przyznanych zostaje 0 punktów.

  1. Zakres zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania

W szczególnych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wybranemu wykonawcy zamówień uzupełniających i dodatkowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji w celu zmiany warunków płatności oraz zmiany terminów realizacji zamówienia.

  1. W postepowaniu nie mogą uczestniczyć podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  • posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
  • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
  1. Pozostałe informacje

Oferent ma prawo nie wyrazić zgody na podanie do wiadomości szczegółów technicznych przedmiotu zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

  • Zmiany warunków udzielania zamówienia zgodnie z punktem 15,
  • Unieważnienia postępowania,
  • Nie wybrania żadnej z przedstawionych ofert bez podania przyczyny,
  • Pozostawienia bez rozpatrzenia oferty niezgodnej z wymogami niniejszego zapytania.

W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Oferentom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Zamawiający informuje, że postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. — Prawo Zamówień Publicznych, dlatego nie jest możliwe stosowanie środków odwoławczych określonych w tej ustawie,

  1. Publikacja zapytania ofertowego

Zapytanie ofertowe zostało opublikowane:

  • na stronie internetowej zamawiającego www.finnowacja.pl

Informacja o wyniku postępowania zostanie wysłana do każdego Wykonawcy, który złożył ofertę oraz umieszczona na wskazanych powyżej stronach internetowych.